تلفن سازمانی VoIP
تماس مشتری باید به فرد درست برسد. با تلفن سازمانی VoIP می‌توانید داخلی‌ها، صف تماس، انتقال تماس و گزارش‌ها را متناسب با شیوهٔ کار تیم‌تان تنظیم کنید؛ برای یک دفتر یا چند شعبه.
از تماس ورودی تا پاسخ‌گویی تیم
VoIP تماس صوتی را روی شبکه منتقل می‌کند. به‌جای مدیریت جداگانهٔ تلفن‌ها، می‌توانید داخلی‌ها و مسیر تماس‌های سازمان را از یک سیستم تنظیم کنید و با اضافه‌شدن همکار یا شعبه، آن را توسعه دهید.
امکاناتی مثل صف تماس، ضبط مکالمه و پیام‌گیر زمانی مفیدند که با روش پاسخ‌گویی شما هماهنگ باشند. تعداد تماس‌های هم‌زمان، شبکهٔ داخلی و کیفیت اتصال باید پیش از راه‌اندازی بررسی شوند.
امکانات و خدمات
داخلی و انتقال تماس
برای واحدها داخلی تعریف کنید و تماس را بین همکاران یا بخش‌ها انتقال دهید.
صف تماس
تماس‌های ورودی را بر اساس ظرفیت و شیوهٔ پاسخ‌گویی تیم در صف قرار دهید.
ضبط و پیام‌گیر
ضبط مکالمه و پیام‌گیر صوتی را در صورت نیاز در ساختار تلفنی در نظر بگیرید.
گزارش تماس‌ها
تعداد تماس‌ها، مدت مکالمه و وضعیت داخلی‌های پرترافیک را بررسی کنید.
ارتباط شعبه و دورکاری
دسترسی همکاران بیرون از دفتر و ارتباط تلفنی شعبه‌ها را در طرح راه‌اندازی مشخص کنید.
مدیریت مرکزی
داخلی‌ها و تنظیمات سیستم را از پنل مدیریتی هماهنگ کنید.
برای چه کارهایی مناسب است؟
فروش و پشتیبانی
برای رساندن تماس مشتری به واحد مربوط و پیگیری وضعیت پاسخ‌گویی.
چند شعبه و دورکاری
برای همکارانی که در دفترهای جدا یا بیرون از محل شرکت کار می‌کنند.
هتل و مرکز خدماتی
برای تماس‌های داخلی اتاق‌ها و بخش‌ها و ارتباط با پذیرش یا واحد خدمات.
پیش از راه‌اندازی، این‌ها را مشخص کنیم
این اطلاعات کمک می‌کنند پیشنهاد با شرایط واقعی مجموعهٔ شما هماهنگ باشد.
شماره‌ها و داخلی‌ها
شماره‌های فعلی، تعداد داخلی‌ها و بیشترین تماس هم‌زمان را مشخص کنید.
وضعیت شبکه
اینترنت، کابل‌کشی، تجهیزات شبکه و تلفن‌های موجود باید بررسی شوند.
مسیر پاسخ‌گویی
بگویید تماس در ساعت کاری، هنگام اشغال‌بودن و خارج از ساعت کاری به کجا برود.
هزینهٔ تلفن سازمانی فقط تعداد داخلی‌ها نیست
تعداد تماس‌های هم‌زمان، شماره‌ها و خطوط ورودی، صف‌های پاسخ‌گویی و نیاز همکاران دورکار را مشخص کنید. ممکن است تعداد کارکنان زیاد باشد، اما همه هم‌زمان تماس نداشته باشند؛ این دو عدد نقش متفاوتی در طراحی دارند.
هزینهٔ تلفن و تجهیزات شبکه، نرم‌افزار یا مجوزهای لازم، راه‌اندازی و نگهداری را جدا بپرسید. اگر ضبط مکالمه لازم دارید، مدت نگهداری، فضای ذخیره‌سازی و سطح دسترسی به فایل‌ها هم باید روشن باشد.
راهنمای انتخاب و استفاده
پیش از خرید اینترنت اختصاصی برای شرکت چه بپرسیم؟پرسش‌های متداول
آیا می‌توانم شمارهٔ ثابت فعلی را نگه دارم؟
امکان استفاده از شمارهٔ ثابت در سیستم VoIP وجود دارد، اما روش اتصال و سازگاری خط فعلی باید پیش از اجرا بررسی شود.
همکار دورکار هم می‌تواند از تلفن سازمان استفاده کند؟
بله. دسترسی از راه دور قابل راه‌اندازی است. شیوهٔ اتصال، تجهیزات و کیفیت اینترنت همکار باید در طرح سیستم مشخص شود.
آیا ضبط و گزارش تماس‌ها در دسترس است؟
بله. ضبط مکالمات و گزارش‌گیری از امکانات این خدمت‌اند. نیاز به ذخیره‌سازی و دسترسی افراد به گزارش‌ها را هنگام طراحی مشخص کنید.
برای راه‌اندازی چه تجهیزاتی لازم است؟
به ساختار شبکه و تلفن‌های موجود بستگی دارد. پیش از خرید تلفن یا تجهیزات جدید، تعداد کاربران و وضعیت شبکهٔ فعلی بررسی می‌شود.
هزینهٔ راه‌اندازی چطور مشخص می‌شود؟
تعداد داخلی‌ها، تماس‌های هم‌زمان، تجهیزات موجود و امکانات موردنیاز در هزینه اثر دارند. پیشنهاد نهایی پس از بررسی این موارد آماده می‌شود.
نیاز به مشاوره دارید؟
برای بررسی سرویس مناسب و شرایط ارائه در محل خود، با تیم خزرتارتن تماس بگیرید.