پیام را به یک نیاز واقعی وصل کنید
مشخص کنید پیام در کدام مرحله از ارتباط با مشتری قرار می‌گیرد: پیش از مراجعه، بعد از خرید یا هنگام پیگیری خدمت. موضوع و زمان آن باید با همان مرحله هماهنگ باشد.
برای نمونه، یادآوری نوبت باید زمان و راه هماهنگی را روشن کند. پیام تشکر هم می‌تواند کوتاه باشد و در صورت نیاز، مسیر دریافت پشتیبانی را نشان بدهد.
شخصی‌سازی فراتر از نام است
نام مخاطب به‌تنهایی پیام را مرتبط نمی‌کند. سابقهٔ خرید، نوع خدمت و درخواست قبلی کمک می‌کنند متن و پیشنهاد مناسب‌تری آماده کنید.
از اطلاعات درست و ضروری استفاده کنید. اگر داده‌ای ناقص یا نامطمئن است، متن را طوری بنویسید که با یک اشتباه، تجربهٔ مشتری خراب نشود.
پاسخ‌گویی را آماده کنید
اگر در پیام از مشتری می‌خواهید تماس بگیرد یا پاسخ بدهد، فرد یا تیمی باید آمادهٔ رسیدگی باشد. مسیر پاسخ نباید به شماره یا صفحه‌ای نامرتبط برسد.
گزارش سؤال‌ها و بازخوردها می‌تواند نشان دهد کجای پیام یا خدمت نیاز به توضیح بیشتر دارد. از آن برای اصلاح فرایند استفاده کنید.
ارتباط را قابل اندازه‌گیری نگه دارید
درخواست‌های پیگیری، پاسخ‌ها، مراجعات و خریدهای بعدی را در کنار هم ببینید. نتیجه به متن، کیفیت خدمت و تجربهٔ قبلی مشتری هم وابسته است.
تعداد ارسال بیشتر لزوماً ارتباط بهتری نمی‌سازد. پیام‌های مرتبط و بافاصله را انتخاب کنید و درخواست مخاطب برای توقف دریافت را در مدیریت فهرست رعایت کنید.